18.11.2020 - 12:53

Die besonderen Anforderungen digitaler Events

Präsentationen zu erstellen gehört zum Daily Business und Vorträge halten wir auch immer wieder mal. In Videokonferenzen üben wir uns seit einigen Monaten, das können wir inzwischen. Davon ausgehend könnte man meinen, Webinare und Web-Sessions seien lediglich eine Kombination aus beidem und kein komplexes Projekt. Weit gefehlt – so unser Learning aus einer Web-Session-Reihe, die wir von Juni bis September für die Medizintechnikbranche organisiert haben, um die Zeit bis zur T4M – Technology for Medical Devices 2021 zu überbrücken. Ein Erfahrungsbericht.

Der Bildschirm ist schwarz. Aus dem Off eine Stimme: „Sehen Sie die Folie jetzt? Nein? Moment …“ Es sind Situationen wie diese, in denen sich die Teilnehmer einer virtuellen Veranstaltung mit einem lautlosen Klick aus der Runde verabschieden. In der digitalen Welt haben wir keine Geduld. Bleibt das Mikrofon bei einem Präsenzvortrag stumm, warten wir minutenlang, bis ein Techniker das Problem gelöst hat. Es ist einfach nicht höflich, frühzeitig den Raum zu verlassen. In der Anonymität der virtuellen Welt merkt keiner, wenn wir gehen. Deshalb gehen wir eher.

Web-Präsentationen müssen mehr leisten

Das geschieht aber nicht nur, wenn die Technik Probleme bereitet. Ebenso entscheiden die Gestaltung der Präsentation, die Qualität und Relevanz ihrer Inhalte sowie die Stimme und die Eloquenz des Referenten darüber, ob eine Web-Session ein Erfolg wird. Sicher kennen Sie auch das von Präsenzveranstaltungen: Folien mit Unmengen von Text, den der Referent vorliest. Zeigt er eine starke Ausstrahlung auf der Bühne, kann er das Publikum vielleicht dennoch fesseln und überzeugen. Denn die Folien unterstützen ihn nur. In einer Web-Session ist es umgekehrt: Dort unterstützt der Redner die Folien. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Optik, Aufbau und Verständlichkeit einer Präsentation.

Jede Minute zählt

Nicht zu unterschätzen ist zudem das Zeitmanagement. Wenn sechs Personen innerhalb einer Stunde sprechen, muss sich jeder strikt an sein Zeitfenster von acht Minuten halten. Weil sich herausstellte, dass die Zeitwahrnehmung in der digitalen Welt noch schwieriger ist als in der realen, haben wir unseren Referenten empfohlen, Timer zu benutzen. Ein weiterer Erfahrungswert war, dass sich viele Teilnehmer schon früher anmeldeten und manche sich leicht verspäteten. In Konsequenz haben wir als Veranstalter bereits sieben Minuten vorher eine Begrüßungsfolie eingeblendet, damit die Teilnehmer bis zum Start nicht vor einem schwarzen Bildschirm sitzen mussten. Mit dem eigentlichen Vortrag starteten die Referenten dann etwa zwei Minuten nach der Zeit, damit kein Nachzügler wichtige Informationen verpasst. Für die nächste Web-Session haben wir uns vorgenommen, diese Minuten zur Begrüßung und zu einem kleinen Warmup zu nutzen.

Ruhe bitte!

Auch organisatorisch sind Web-Sessions hoch anspruchsvoll, das haben wir schon bei der Vorbereitung der ersten Veranstaltung erfahren – und unsere Sessions im Laufe der Zeit immer weiter optimiert. Die eingangs beschriebene Panne beim Screensharing lässt sich beispielsweise vermeiden, wenn die Organisatoren alle Funktionen des Webkonferenz-Tools vorab gemeinsam mit dem Referenten testen. Auch sollte man die Internetverbindung prüfen, manchmal reicht die Qualität eines WLAN nicht aus. Unterschätzen darf man darüber hinaus nicht das Störungspotenzial von Außengeräuschen. Unsere Referenten haben sich deshalb überwiegend dafür entschieden, die Sessions in einem separaten störungsfreien Raum zu halten. Das war nicht nur für die Teilnehmer angenehm, auch der Referent konnte sich so besser konzentrieren.

Wichtiger Partner: der Moderator

Unentbehrlich bei professionellen Web-Sessions ist ein Moderator. Wir hatten von Anfang an gleich zwei eingeplant, doch auch hier haben wir Abläufe verbessert. Hilfreich war es zum Beispiel, wenn die Moderatoren und der jeweilige Referent während der Veranstaltung zusätzlich per Messenger-Dienst in Kontakt waren, so konnten sie sich bei Bedarf im Hintergrund abstimmen. Eine weitere interessante Erfahrung: Stellte sich ein Referent nach der Vorstellung durch den Moderator noch ein zweites Mal selbst vor, registrierten wir Abmeldungen. Für die Zuhörer war dies redundant und störte die Erwartungshaltung, denn sie wollten ja über Produkte, Technologien, Prozesse und Services informiert werden. Folgende Vorträge starteten deshalb gleich mit den relevanten Themen.

Nicht jede Web-Veranstaltung ist ein Webinar

Die hier geschilderten Punkte sind nur ein Auszug aus den Learnings, die wir in unserer zehnteiligen Web-Session-Reihe mit insgesamt 44 Referenten und mehreren Hundert Teilnehmern machen durften. Es waren sehr umfassende Erkenntnisse, von denen unsere nächsten digitalen Angebote für die Medizintechnikbranche als Brücke zur T4M 2021 profitieren werden. Und wenn Sie sich fragen, warum hier immer von „Web-Sessions“ die Rede war: Der Begriff „Webinar“ ist geschützt. Hätten Sie es gewusst?

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