Einblicke ins Projektmanagement
Hallo Tim, was sind die Tätigkeiten/Aufgaben des Teams Projektmanagement?
Unser Team Projektmanagement ist die zentrale Schnittstelle zwischen Veranstalterinnen und Veranstaltern, den Fachbereichen der Messe Stuttgart sowie einem eingespielten Netzwerk von Servicepartnern. Wir agieren als „Möglichmacherin“, „Orchestrator“ oder auch „Concierge“ für Veranstaltungen. Unsere Aufgabe ist es, vielfältige Anforderungen zu kennen, zu koordinieren und so einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Als Projektmanagementteam übernehmen wir die Neukunden nach der Vertragsunterzeichnung vom Sales-Team. Oft sind wir auch schon beratend in der finalen Angebotserstellung involviert. Durch den engen Austausch zwischen Projektmanagement und Sales gehen für die Kunden so keine Informationen verloren.
Durch die Erfahrung unseres zwölfköpfigen Teams aus zahlreichen Messe-, Kongress- und Eventformaten begleiten wir Veranstalterinnen und Veranstalter in jeder Projektphase. Alle Informationen laufen in der verantwortlichen Projektleitung zusammen, die alle Maßnahmen zur Schaffung optimaler Rahmenbedingungen steuert. Wir verfolgen das Prinzip „One Face to the Customer“: Die Kommunikation erfolgt fast ausschließlich über die jeweilige Projektleitung aus unserem Team bzw. deren Pendant in der Technik. So reduzieren wir Ansprechpersonen, erhöhen Effizienz, vermeiden Missverständnisse und schaffen Vertrauen – ganz im Sinne eines Concierge im Hotel für seine Gäste.
Was sind in der aktuellen Zeit besondere Herausforderungen in der Gastveranstaltungs-Branche?
Die Veranstaltungsbranche befindet sich in einem anspruchsvollen, zugleich spannenden Umfeld. Steigende Kosten erhöhen den wirtschaftlichen Druck, während der Wettbewerb um ausstellende Unternehmen, Sponsorinnen und Sponsoren sowie Besucherinnen und Besuchern zunimmt. Gleichzeitig wächst der Anspruch an nachhaltige Veranstaltungskonzepte, die ökologische Verantwortung mit wirtschaftlicher Machbarkeit verbinden. Auch die Digitalisierung prägt die Branche stark: Künstliche Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten, erfordert jedoch einen gezielten, sinnvollen Einsatz. Zudem verändert sich das Teilnehmerverhalten – Entscheidungen fallen kurzfristiger, individuelle Angebote gewinnen an Bedeutung, und der konkrete Mehrwert eines Veranstaltungsbesuchs rückt stärker in den Fokus. In diesem dynamischen Umfeld sind Erfahrung, Marktkenntnis und enge Zusammenarbeit entscheidend. Unser Team begleitet Veranstalterinnen und Veranstalter von der Planung bis zur Umsetzung und schafft mit moderner Infrastruktur, hervorragender Erreichbarkeit und einem nachhaltigen Standort in Stuttgart verlässliche Rahmenbedingungen für erfolgreiche Veranstaltungen.
Welche Bedeutung haben persönliche Begegnungen in einer zunehmend digitalen (Veranstaltungs-)Welt?
Veranstaltungen sind und bleiben ein echtes People Business. Trotz digitaler Entwicklungen sind persönliche Begegnungen durch nichts zu ersetzen. Messen, Kongresse und Events schaffen Räume, in denen Vertrauen entsteht, Beziehungen wachsen und Innovationen unmittelbar erlebbar werden. Dieses Verständnis prägt unsere tägliche Arbeit. Unabhängig von Größe, Format oder Thema steht stets die Frage im Mittelpunkt, wie wir gemeinsam mit den Veranstaltern optimale Rahmenbedingungen schaffen können. Erfolgreiche Veranstaltungen sind nie Einzelleistungen, sondern das Ergebnis partnerschaftlicher, lösungsorientierter Zusammenarbeit vieler Beteiligter. Deshalb ermutigen wir Veranstalterinnen und Veranstalter, weiterhin auf persönlichen Austausch, starke Partnerschaften und gemeinsames Gestalten zu setzen. Wer ausstellende Unternehmen, Besucherinnen und Besucher sowie Partnerunternehmen konsequent in den Mittelpunkt stellt, schafft nachhaltige Erlebnisse und langfristigen Erfolg.
Was waren aus deiner Sicht die (Messe-)Highlights in der ersten Kalenderjahreshälfte?
Jede Gastveranstaltung auf dem Gelände der Messe Stuttgart hat ihren eigenen Charakter und erfüllt mit individuellem Konzept und Inhalten die spezifischen Anforderungen ihrer Zielgruppe. Einzelne Highlights zu nennen, würde der Vielfalt der Formate in unseren Messehallen, im ICS Internationales Congresscenter Stuttgart und auf dem Freigelände nicht gerecht. Im ersten Halbjahr haben jedoch einige Projekte besonders gezeigt, wie eng unsere Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Polizei und Behörden ist – etwa der CDU-Bundesparteitag und die Jewrovision. Beide Veranstaltungen erforderten erhöhte Sicherheitsmaßnahmen und eine enge Abstimmung mit Polizei, Sicherheitsdiensten und Behörden. Unsere leistungsfähige, lösungsorientierte Kooperation war dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor. Solche Projekte verdeutlichen die Bandbreite unserer Arbeit: Unser Team begleitet nicht nur klassische Messe-, Kongress-, Corporate- und Publikumsevents, sondern bringt seine Expertise auch bei komplexen Sonderveranstaltungen ein. Das macht unsere Arbeit vielseitig und zeigt die hohe Leistungsfähigkeit aller beteiligten Teams innerhalb und außerhalb der Messe Stuttgart.
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