Der Fachkräftemangel und die Schwierigkeiten, Personal zu finden und zu halten, sind aktuell die größten Herausforderungen für Hotellerie und Gastronomie. Doch gleichzeitig entstehen genau daraus neue Chancen: Digitale Lösungen und Automatisierungen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten, Prozesse verschlanken und damit den Betrieb zukunftsfähig aufstellen. Moderne Technologien übernehmen heute nicht nur Routineaufgaben, sondern schaffen vor allem eines – mehr Zeit für echte Gastfreundschaft.

1. Digitalisierung ist kein Luxus mehr – sondern Notwendigkeit

Die digitale Transformation der HoReCa-Branche ist in vollem Gange – aber längst nicht überall angekommen. Während einige Betriebe bereits smarte Prozesse etabliert haben, arbeiten viele noch mit analogen Strukturen: Bestellungen auf Papier, manuelle Dienstpläne, Barzahlung und händische Buchungsverwaltung. Dabei sind die Vorteile längst greifbar: Effizienz, Entlastung, Datenklarheit und nicht zuletzt bessere Gästeerlebnisse. Marvin Liedmeyer von Tobit macht es klar: „Wer Probleme hat, Personal zu finden, sucht nach digitalen Lösungen, die unterstützen und entlasten können – oder macht seinen Laden zu.“ Die Digitalisierung ist zur Überlebensfrage geworden – für kleine wie große Betriebe.

2. Digitale Helferinnen und Helfer entlasten Personal und verbessern Prozesse

Angesichts des Fachkräftemangels und der Schwierigkeiten Personal zu finden, rücken digitale Helferinnen und Helfer verstärkt in den Fokus. Technologien wie Self-Ordering, digitale Speisekarten oder webbasierte Hotelservices über mobile Browser ersetzen keine Menschen, aber sie entlasten und ermöglichen einen besseren Einsatz vorhandener Ressourcen.

Ein Beispiel liefert das Unternehmen straiv: Mit automatisierten Abläufen entlang der gesamten Guest Journey – vom Online-Check-in über digitale Türöffnung bis hin zur Bezahlung – sparen Hotels nicht nur Zeit, sondern verbessern auch das Gästeerlebnis. Alles per Smartphone, ohne App-Zwang. „Unsere Lösungen entlasten Hotels von administrativen Aufgaben und schaffen Freiraum für persönlichen Service“, so Alexander Haußmann, Managing Director von straiv.

Auch in der Gastronomie entstehen neue Modelle: Zentrale Produktionsküchen beliefern mehrere Standorte, die Bestellungen laufen über QR-Codes und digitale Systeme. Der Personalbedarf vor Ort sinkt, während Servicequalität und Schnelligkeit steigen.

3. KI und Automatisierung: Mehr als nur Buzzwords

Künstliche Intelligenz ist einer der prägendsten Trends und bereits heute prägender Teil vieler Systeme. KI-gestützte Tools kommen heute in vielen Bereichen zum Einsatz: bei der Warenwirtschaft, der Personalplanung, der Prozesssteuerung oder der Nachfrageprognose. Sie liefern nicht nur Daten, sondern lernen aus ihnen und passen die Abläufe automatisch an. Laut sell & pick planen KI-basierte Systeme bis zu 30 Prozent genauer als der Mensch – und ermöglichen eine vorausschauende Steuerung von Ressourcen und Personaleinsatz.

Doch der Erfolg steht und fällt mit der Qualität der Daten: Nur wenn Küchen, Lager, Dienstpläne und Buchungssysteme miteinander verknüpft sind, kann KI sinnvoll eingesetzt werden. „Erst wenn alle Bereiche miteinander kommunizieren, ist KI wirklich ein Gewinn“, betont Andreas Steinbeißer. Entscheidend dafür: eine klare Datenstrategie – erfassen, analysieren, optimieren.

4. Herausforderung: Systemvielfalt und Mindset

Ein Hemmschuh für viele Betriebe ist die wachsende Zahl an Insellösungen. Unterschiedliche Tools, fehlende Schnittstellen, Unsicherheit in der Bedienung überfordern viele Anwenderinnen und Anwender. Hier sind Anbieterinnen und Anbieter wie ibelsa gefragt. Die cloudbasierte Hotelsoftware bietet eine modulare Lösung und verknüpft übergreifende Speziallösungen wie Channelmanager- und Check-in-Lösungen. „Unser Anspruch ist es, eine übergreifende Beratung und Support sicherzustellen sowie eine gemeinsame Produkt­weiterentwicklung voranzutreiben“, so Philipp Berchtold, Geschäftsführer von ibelsa.

Doch Technik allein reicht nicht. Es braucht ein Umdenken: Schulungen, Change-Management und vertrauensvolle Begleitung sind essenziell. Der Hotelverband Deutschland (IHA) setzt hier wichtige Impulse – mit kostenfreien Schulungen rund um KI und gezielter Förderung praxisnaher Start-ups.

5. Die Gäste erwarten digitale Erlebnisse

Nicht nur bei den Betrieben, auch bei den Gästen ist der digitale Wandel spürbar. Die Erwartungshaltung an Hotels und Restaurants: Kein Anstehen mehr an der Rezeption, keine Papierformulare, keine Barzahlung, sondern intuitive Prozesse per Smartphone werden Standard. Dominique Krause von Vectron bringt es auf den Punkt: „Der Gast ist längst digital unterwegs – der Betrieb muss folgen.“ Wer hier nicht mitzieht, verliert den Anschluss.

Personalisierte Angebote und Anwendungen wie Chatbots, digitale Concierge-Services und Gamification-Ansätze rücken dafür zunehmend in den Fokus. Ob Reservierung, Zimmersteuerung oder Feedbackprozesse – KI-gestützte Lösungen können nicht nur Prozesse beschleunigen, sondern auch die Zufriedenheit und Bindung zwischen Gast und Gastgebende steigern.

6. Zukunftsausblick: Flexibel, vernetzt, datengestützt

Die HoReCa-Branche der Zukunft ist digital aufgestellt, gut vernetzt und flexibel. Betriebe, die heute in skalierbare Systeme und KI-Tools investieren, profitieren von einer vorausschauenden Ressourcenplanung, digitale Buchungstools sorgen für ein reibungsloses Gästeerlebnis, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wählen flexible Arbeitszeiten per App, und digitale Plattformen übernehmen administrative Prozesse – unabhängig von Standort oder Betriebsgröße. Selbst Roboter unterstützen mittlerweile punktuell in der Küche oder im Service.

In der Digitalstadt Ahaus wird diese Vision bereits gelebt: Hotels ohne klassische Rezeption, Biergärten mit Self-Order-System, zentrale Küchen für mehrere Restaurantkonzepte. Es sind Modelle, die zeigen, was heute schon möglich ist – wenn Offenheit, Technik und Strategie zusammenkommen.

7. Fazit: Mensch und Maschine – gemeinsam stark

So sehr KI und Digitalisierung die Branche verändern – der menschliche Kontakt bleibt unverzichtbar. Gerade im Gastgewerbe geht es um Wohlfühlen, Vertrauen und persönliche Erlebnisse. Digitale Tools sollen entlasten, nicht ersetzen. Richtig eingesetzt, schaffen sie Raum für das, worauf es wirklich ankommt: echte Gastfreundschaft.

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