VisiFair ausführlich erklärt: Der Leitfaden
Allgemeines
VisiFair ist das neue digitale Logistiktool der Messe Stuttgart. Mit dem System wird der Logistikverkehr während des Auf- und Abbaus entzerrt. Über die Online-Buchungsplattform können Sie vorab ein Zeitfenster (Slot) für Ihren Lkw buchen. Der Vorteil: Mit dem System haben Sie mehr Planbarkeit und können unvorhergesehene Verkehrsaufkommen rund um das Gelände der Messe Stuttgart vermeiden!
Bitte beachten Sie, dass die Einfahrt auf das Messegelände für den Auf- und Abbau ab sofort ausschließlich mit der kostenpflichtigen Registrierung und Buchung einer Ladezone über VisiFair möglich ist. Bei Fragen rund um VisiFair wenden Sie sich an:
Telefon: +49 711 939 64382*
E-Mail: support(at)ms.visifair.com
* (montags bis freitags von 09.00 – 17.00 Uhr)
Bei Fragen rund um die Geländelogistik wenden Sie sich bitte telefonisch an die Hauptwache: +049 711 18560 3500
Registrierung und Anmeldung
Zur Buchung eines freien Zeitfensters (Slots) bedarf es einer Registrierung auf folgender Website:
visifair-bookings.messe-stuttgart.de
Zur Registrierung geben Sie bitte die Firmenadresse, eine E-Mail-Adresse, ein Passwort sowie eine Mobiltelefonnummer an. Mit der Registrierung wird zugleich ein Unternehmen angelegt. Sollte das Unternehmen bereits bestehen, können Sie den Beitritt zu diesem Unternehmen beantragen. Die Anfrage wird anschließend an den Unternehmens-Admin übermittelt und kann von diesem bestätigt werden.
Innerhalb der Unternehmensverwaltung gibt es verschiedene Rollen. Admins verwalten das Unternehmen, können Beitrittsanfragen bestätigen, Rechnungen und Buchungen einsehen sowie die Adressdaten des Unternehmens ändern. Die Rolle Accounting kann Rechnungen einsehen, die über das Unternehmen erstellt wurden. Mitglieder können eigene Buchungen sowie — nach bestätigtem Beitritt — die Buchungen des Unternehmens einsehen, jedoch keine Unternehmensdaten ändern.
Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Mit der hinterlegten E-Mail-Adresse und dem von Ihnen festgelegten Passwort, können Sie sich bei VisiFair anmelden.
Alternativ zur Registrierung steht Ihnen die Gastbuchung zur Verfügung. Hierbei geben Sie ebenfalls alle erforderlichen Informationen an. Anschließend erhalten Sie einen Code an die angegebene E-Mail-Adresse. Über diesen Code gelangen Sie auf die Prüfungsseite und können dort einen freien Slot buchen.
Kosten und Buchungsvorgang
Mit VisiFair haben Sie alle Informationen auf einen Blick. Schließlich sind im System die Auf- und Abbauzeiten Ihrer Veranstaltung sowie die verfügbaren Ladezonen hinterlegt. Für die Buchung eines Slots wählen Sie zunächst die gewünschte Fahrzeugkategorie.
Preise für Fachmessen
| Fahrzeugkategorien | Slotlänge / maximale Verweildauer | |
| Auf- und Abbau | Preis | |
| Load and Drive, durchgängig verfügbar (max. bis 12m) | 30 Minuten | €0,00 |
| Pkw max. bis 6 m | 1 Stunde | € 15,00 |
| Nutzfahrzeuge kurz (max. bis 8 m) | 2 Stunden | € 15,00 |
| Nutzfahrzeuge mittel (max. 12 m) | 2 Stunden | € 30,00 |
| Nutzfahrzeuge lang (max. 20 m) | 3 Stunden | € 45,00 |
Preise für Publikumsmessen
| Fahrzeugkategorien | Slotlänge / maximale Verweildauer | |
| Auf- und Abbau | Preis | |
| Load and Drive, durchgängig verfügbar (max. bis 12m) | 30 Minuten | €0,00 |
| Pkw max. bis 6 m | 1 Stunde | € 10,00 |
| Nutzfahrzeuge kurz (max. bis 8 m) | 2 Stunden | € 10,00 |
| Nutzfahrzeuge mittel (max. 12 m) | 2 Stunden | € 20,00 |
| Nutzfahrzeuge lang (max. 20 m) | 3 Stunden | € 20,00 |
Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer (nach UStG in der jeweils neuesten Fassung)
Preisstand: November 2023 (Änderungen vorbehalten)
Bitte geben Sie folgende Informationen bei der Buchung an:
- Amtliches Kennzeichen des Fahrzeuges
- Mobiltelefonnummer des Fahrers/der Fahrerin
- Sprache des Fahrers/der Fahrerin (in 10 Sprachen verfügbar)
- Messehalle
- Logistikdienstleistung gewünscht (ja/nein),
wenn ja, muss die Logistikdienstleistung beim Servicepartner Schenker Deutschland AG über das Serviceportal explizit gebucht werden - gewünschtes Datum sowie Uhrzeit
VisiFair bietet den Vorteil, dass die kapazitive Verfügbarkeit von Flächen und Zeitfenstern (Slots) digital geregelt wird. Das bedeutet: Sie erhalten den gewünschten Slot, wenn entsprechend freie Flächen zur Verfügung stehen. An den Auf- bzw. Abbautagen werden mit dieser Vorgehensweise lange Wartezeiten und hohe Verkehrsaufkommen rund um das Messegelände vermieden.
Nach erfolgreicher Buchung erhalten Sie den Einfahrtsschein. Auf diesem Schein sind sämtliche Buchungsdaten sichtbar. Außerdem enthält er den zur Einfahrt erforderlichen QR-Code und eine Wegbeschreibung zur gebuchten Ladezone.
VisiFair bietet Flexibilität im Buchungsprozess. Schließlich kann die Buchung ohne Fahrerdaten und Kennzeichen erfolgen. Das System generiert einen Reservierungsschein. Dieser kann zu einem späteren Zeitpunkt (wenn alle Angaben vorliegen) abgeändert werden.
Von der Messe Stuttgart werden am Check-in (Lkw-Pool) PCs bereitgestellt, an welchen Änderungen auch vor Ort durchgeführt werden können.
Sofern Ihnen vom Aussteller ein Logistik-Code zur Verfügung gestellt wurde, können Sie diesen im Buchungsprozess eingeben. Der Logistik-Code wird vom Aussteller über das SMS-Portal der Messe Stuttgart gebucht und ermöglicht es, die Zahlung des Slots an den Aussteller weiterzugeben. In diesem Fall wird die Rechnung automatisch an den Aussteller gestellt; eine direkte Zahlung durch den Buchenden in VisiFair ist dann nicht erforderlich.
Bezahlvorgang
In VisiFair ist die Bezahlung mit den Kreditkarten Visa, Mastercard und American Express (AMEX) sowie mit PayPal, Sofortüberweisung, Apple Pay und Google Pay möglich.
Ein- und Ausfahrt
Für die Ein- und Ausfahrt in das Gelände ist der Einfahrtsschein, digital oder in Papierform, mitzuführen.
- Einfahrt
Am TOR 2 erfolgt die Vorregistrierung (Scan des QR-Codes) durch das eingesetzte Sicherheitspersonal. Vor der Einfahrt in die gebuchte Ladezone wird der Einfahrtsschein am TLP (Trennung-Ladezone-Parkplatz) erneut gescannt. Mit diesem Scan beginnt die dem Fahrzeug zugeordnete Be- und Entladezeit. - Ausfahrt
15 Minuten vor Ablauf des gebuchten Zeitslots sendet das System eine Erinnerungs-SMS an die hinterlegte Mobiltefonnummer, mit der Bitte, die Ladezone rechtzeitig zu verlassen. Beim Verlassen der Ladezone wird der Einfahrtsschein erneut gescannt. Damit ist der Be- und Entladevorgang abgeschlossen. Die Ausfahrt vom Messegelände erfolgt über TOR 1 - Erneute Einfahrt in die Ladezone
Nach Ablauf der gebuchten Zeit ist für jede Ein- und Ausfahrt eine erneute Buchung erforderlich.
Parken nach dem Be- und Entladen
Nach der Ausfahrt aus der jeweiligen Ladezone stehen zum Zwischenparken innerhalb des Messegeländes je nach Veranstaltungsplanung kostenlose Parkmöglichkeiten auf P30 bis P32 zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die Bereitstellung dieser Parkflächen abhängig vom jeweiligen Event ist und nicht grundsätzlich alle Parkplätze zur Verfügung stehen.
Der Lkw-Pool vor TOR 1 und TOR 2 steht während des Auf- und Abbaubetriebes nicht als Parkplatz bereit. Für Lkw-Parkplätze während der Veranstaltung wenden Sie sich bitte an das Personal der Hauptwache.
Umbuchungen / Stornierungen
Jede Buchung kann bis zum Beginn des gebuchten Zeitfensters nach Verfügbarkeit kostenfrei geändert werden. Bei Nichtinanspruchnahme gebuchter Zeitslots erfolgt keine Kostenerstattung. Die Slots sind dann verfallen.
Zur Verschiebung oder Umbuchung eines Timeslots melden Sie sich bitte auf der VisiFair-Plattform an und öffnen Ihre Buchungen. Dort werden alle bestehenden Buchungen aufgelistet. Wählen Sie die Buchung aus, die geändert werden soll, und klicken Sie auf den Button „Umbuchen“.
Anschließend öffnet sich ein Menü, in dem Sie gegebenenfalls eine neue Halle sowie einen neuen Zeitraum auswählen können. Nach der Bestätigung wird der Einfahrtsschein bzw. Reservierungsschein automatisch mit den neuen Buchungsdaten aktualisiert.
Weitere Informationen
Bitte beachten Sie, dass die Ein- und Ausfahrt von der Messe Stuttgart überwacht wird. Sollten die Zeiträume der gebuchten Ladezonen überzogen werden, behält sich die Messe Stuttgart vor, das Fahrzeug kostenpflichtig abzuschleppen.